Sotto il radar: come la Shadow IT è diventata sopravvivenza aziendale, non sabotaggio

Tutto inizia con una scadenza: una responsabile marketing deve inviare entro un’ora un video da 2GB a un fornitore. Lo strumento ufficiale dell’azienda limita gli allegati a 20MB e richiede un ticket all’helpdesk che non verrà preso in carico prima di domani. Così, la manager fa ciò che farebbe qualsiasi dipendente orientato ai risultati - apre WeTransfer, carica il file e porta a termine il lavoro. È insubordinazione, o è il canarino nella miniera che segnala una crisi più profonda della governance IT?

Il vero nemico: la complessità, non i dipendenti

Per decenni, il folklore della cybersecurity ha dipinto i dipendenti come l’anello più debole: trasgressori delle regole, pigri o apertamente negligenti. Ma quando interi reparti si affidano a strumenti non approvati, non è sabotaggio - è sopravvivenza. La Shadow IT emerge quando i dipendenti sbattono contro muri burocratici e devono trovare una soluzione alternativa per far andare avanti l’azienda. La causa principale? Sistemi aziendali troppo lenti, troppo limitati o troppo complessi per i flussi di lavoro moderni.

Bloccare servizi cloud popolari come WeTransfer o Dropbox può sembrare una soluzione, ma è una partita persa di “acchiappa-la-talpa” digitale. Per ogni sito bloccato, ne spuntano di nuovi. Peggio ancora, strumenti sconosciuti e potenzialmente più rischiosi riempiono il vuoto. La vera soluzione non è aggiungere controlli - è migliorare l’usabilità.

Governance ripensata: da “Dottor No” ad abilitatore del business

Il Chief Information Security Officer (CISO) non può più limitarsi a fare la guardia ai cancelli. Il ruolo deve invece evolvere in quello di abilitatore del business, collaborando con i team per analizzare le loro esigenze e snellire i processi. Questo significa applicare il principio KISS - Keep It Simple, Stupid - privilegiando strumenti semplici, intuitivi e sicuri rispetto a soluzioni macchinose e restrittive.

Per esempio, implementare un sistema di Managed File Transfer (MFT) facile quanto WeTransfer ma dotato di logging, cifratura e controlli di accesso elimina la tentazione di ricorrere a scorciatoie “ombra”. Se le opzioni sicure sono senza attrito e integrate nelle routine quotidiane, i dipendenti le useranno - senza bisogno di polizia.

Inoltre, portare la Shadow IT alla luce consente alle organizzazioni di gestire i rischi in modo proattivo. I processi critici di business non dovrebbero dipendere da Google Drive personali o da macro Excel fatte in casa. Assorbendo questi strumenti non ufficiali nella governance formale, le aziende proteggono sia i dati sia la continuità operativa.

Conclusione: la Shadow IT come campanello d’allarme

La Shadow IT non è una minaccia da estirpare; è un segnale di allerta. Rivela dove i sistemi ufficiali stanno fallendo e dove i bisogni del business restano insoddisfatti. Invece di combattere la marea, le organizzazioni intelligenti la incanalano - offrendo soluzioni sicure e semplici che mantengono al sicuro sia i dati sia la produttività. L’obiettivo finale? Rendere la sicurezza invisibile, così che i dipendenti non debbano mai scegliere tra conformità e portare a termine il lavoro.

WIKICROOK

• Shadow IT: La Shadow IT è l’uso di sistemi o strumenti tecnologici all’interno di un’organizzazione senza approvazione ufficiale, spesso con conseguenti rischi per la sicurezza e la conformità.
• Governance: La governance è il sistema di regole, politiche e coordinamento che assicura che le organizzazioni gestiscano la cybersecurity in modo efficace e collaborino in modo efficiente.
• Principio KISS: Il principio KISS invita i professionisti della cybersecurity a privilegiare design semplici e minimali, riducendo complessità e vulnerabilità per una sicurezza più forte e gestibile.
• Managed File Transfer (MFT): Il Managed File Transfer (MFT) è un software che trasferisce file in modo sicuro tra computer o organizzazioni, proteggendo i dati aziendali sensibili con cifratura e controllo.
• Business Impact Analysis: La Business Impact Analysis identifica come le interruzioni influenzano le operazioni aziendali, aiutando le organizzazioni a dare priorità al ripristino e a mantenere la continuità di fronte alle minacce.